INSTRUKCJA
W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

PRZY URZĘDZIE GMINY AUGUSTÓW

1. Przedmiot instrukcji

instrukcja określa organizację i zakres działania archiwum zakładowego urzędu gminy oraz zasady i tryb postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją nie archiwalną powstającymi w związku z działalnością w/w jednostki.

2. Określenia użyte w instrukcji

Przez użyte w niniejszej instrukcji określenia rozumie się:

1) jednostka organizacyjna - (Urząd Gminy),

2) komórka organizacyjna - wydział, dział, sekcja lub inne samodzielne

stanowisko w jednostce organizacyjnej,

3) akta - wszelkiego rodzaju dokumenty, korespondencja, dokumentacja

finansowa, księgowa, statystyczna i inna dokumentacja utrwalona sposobem mechanicznym.

3. Podział dokumentacji

Dokumentacja powstająca w toku działalności Urzędu Gminy, z uwagi na wartość historyczną, naukową i praktyczną, dzieli się na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną.

3.1 Materiały archiwalne

Materiałami archiwalnymi są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty,

korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczne, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofony, nagrania dźwiękowe i wideofonowe oraz inna dokumentacja bez względu na sposób jej wytwarzania, mająca znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej. Materiały archiwalne stanowią część składową narodowego zasobu archiwalnego, są przechowywane wieczyście i nie mogą być niszczone.

3.2 Dokumentacja niearchiwalna

Dokumentacją nie archiwalną określa się dokumentację inną niż wymieniona w podpunkcie 3.1., nie stanowiącą materiałów archiwalnych.

3.3 Oznaczenie kategorii dokumentacji:

Stosuje się następujące oznaczenia kategorii dokumentacji:

1) symbolem "A" oznacza się kategorie dokumentacji stanowiącej materiały

archiwalne,

2) symbolem "B" oznacza się kategorie dokumentacji nie archiwalnej z

tym że:

a) symbolem "B" z dodatkiem cyfr arabskich oznacza się kategorie

dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie

obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu: okres

przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając

od 1 stycznia roku następnego po utracie przez dokumentację

praktycznego znaczenia dla potrzeb jednostki organizacyjnej oraz dla

celów kontrolnych,

b) symbolem "Bc" oznacza się kategorie dokumentacji posiadającej

krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest

przekazywana na makulaturę;

c) symbolem "BE" oznacza się dokumentację, która po upływie

obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu

na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza właściwe

archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej

dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji

za materiały archiwalne.

4. Organizacja archiwum

Urząd Gminy Augustów posiada jedno archiwum zakładowe, którego usytuowanie w strukturze organizacyjnej określa regulamin organizacyjny jednostki organizacyjnej.

5. Lokal archiwum i jego wyposażenie

5.1 Pomieszczenie archiwum

Lokal archiwum zakładowego powinien posiadać:

1. pomieszczenia biurowe służące do pracy biurowej pracowników archiwum

zakładowego i do udostępniania materiałów archiwalnych,

2. magazyn, służący do przechowywania materiałów archiwalnych i

dokumentacji nie archiwalnej.

3. pomieszczenie służące do składowania dokumentacji wydzielonej na

makulaturę.

5.2 Wyposażenie i zabezpieczenie archiwum

Lokal archiwum zakładowego powinien odpowiadać następującym wymaganiom:

1. pomieszczenia archiwum zakładowego winny mieścić się na parterze,

2. lokal powinien być suchy, widny, całkowicie zabezpieczony przed

czynnikami szkodliwymi wpływającymi na stan akt, jak i na stan zdrowia

pracownika w nim zatrudnionego,

3. okna archiwum winny być zakratowane (kratami rozsuwanymi

umożliwiającymi ich otwarcie i ewakuację zasobu archiwalnego w przypadku

zagrożenia),

4. drzwi archiwum powinny być masywne, obite blachą, zaopatrzone w mocne

zamki i urządzenie do zakładania plomby plastelinowej,

5. instalacje elektryczne winne posiadać przewody zabezpieczone, a żarówki

powinny być w kloszach. Punkty oświetleniowe muszą być usytuowane w

przejściach między regałami,

6. lokal powinien być zaopatrzony w odpowiednią ilość sprzętu

przeciwpożarowego,

7. archiwum winno posiadać centralne ogrzewanie z regulacją wilgotności

powietrza,

8. w magazynie nie wolno palić tytoniu ani używać grzejników elektrycznych,

9. podłogi w pomieszczeniach przeznaczonych na magazyn powinny posiadać

gładką fakturę,

10. pomieszczenie magazynowe winno być zaopatrzone w termometr i

higrometr dla stałego badania temperatury i wilgotności powietrza.

Temperatura powietrza w magazynie powinna mieścić się w granicach

14-18 st. C, natomiast wilgotność w granicach 50-60%,

11. magazyn archiwalny winien być zaopatrzony w odpowiednie regały

metalowe, szafę na środki ewidencyjne, drabinę, niezbędne druki i materiały

kancelaryjno-biurowe,

12. regały należy ustawić prostopadle do okien, a w przypadku innego

ustawienia, okna należy zasłonić lnianymi zasłonami, chroniącymi akta

przed zbytnim nasłonecznieniem. Odstępy między regałami powinny

wynosić co najmniej 70 cm. Pierwszą od dołu półkę regału umieszcza się

co najmniej 12 cm nad podłogą. Odległość pomiędzy dokumentacją

ustawioną na górnej półce a sufitem powinna wynosić co najmniej 15 cm.

Regały należy ponumerować cyframi rzymskimi, a poszczególne półki

cyframi arabskimi,

13. w archiwum zakładowym nie wolno przechowywać żadnych innych

przedmiotów poza przedmiotami stanowiącymi jego wyposażenie.

6. Zakres działania archiwum

Archiwum zakładowe gromadzi materiały archiwalne (kat."A")

i dokumentację nie archiwalną (kat."B") wymienione w rozdz. 3.

Do zakresu działania archiwum zakładowego należy:

1. współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie opieki nad

dokumentacją i odpowiedniego jego przygotowania do przekazania archiwum

zakładowego,

2. przyjmowanie w stanie uporządkowanym materiałów archiwalnych i

dokumentacji nie archiwalnej z poszczególnych komórek organizacyjnych,

3. przechowywania zabezpieczenia przyjętej dokumentacji oraz prowadzenia

pełnej ewidencji,

4. udostępnianie akt osobom upoważnionym,

5. przygotowanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum

Państwowego w Suwałkach zgodnie z obowiązującymi terminami,

6. inicjowanie komisyjnego brakowania dokumentacji nie archiwalnej oraz

przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę.

7. Personel archiwum

7.1 Odpowiedzialność

Za całokształt pracy archiwum zakładowego odpowiedzialny jest pracownik.

7.2 Przygotowanie zawodowe

Pracownik prowadzący archiwum zakładowe posiada średnie wykształcenie oraz przeszkolenie w zakresie czynności archiwalnych, odpowiednio udokumentowane.

7.3 Obowiązki

Do podstawowych obowiązków pracownika odpowiedzialnego za archiwum zakładowe należy:

1. prowadzenie prac wymienionych w rozdz.6,

2. znajomość struktury organizacyjnej własnej jednostki organizacyjnej oraz instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego.

8. Przejmowanie dokumentacji przez archiwum

8.1 Okres przechowywania dokumentacji w komórkach organizacyjnych.

Okres przechowywania dokumentacji w komórkach organizacyjnych i na samodzielnych stanowiskach pracy oraz sposób przekazywania jej do archiwum zakładowego określają postanowienia instrukcji kancelaryjnej

§ 36., który mówi iż spis akt kategorii "A" sporządza się w 4 egzemplarzach, a jeden z nich przesyła się do wiadomości Archiwum Państwowego w Suwałkach. Z akt spraw zakończonych, które są nadal potrzebne do bieżących prac, komórka organizacyjna może korzystać na prawach wypożyczenia z archiwum zakładowego.

8.2 Przejmowanie akt z komórek organizacyjnych

Archiwum zakładowe przejmuje akta z poszczególnych komórek organizacyjnych:

1. kompletnymi rocznikami i tylko w stanie uporządkowanym,

2. w pierwszym kwartale każdego roku na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, sporządzanych w 3 egzemplarzach przez komórkę zdającą, z czego 2 pozostają w archiwum zakładowym, a trzeci egzemplarz otrzymuje komórka zdająca akta. Spis zdawczo-odbiorczy sporządza się oddzielnie dla akt kat. "A" i kat. "B" (wzór: załącznik nr 1). Szczegółowy terminarz przekazywania akt przez poszczególne komórki organizacyjne opracowuje osoba prowadząca archiwum zakładowe w uzgodnieniu z kierownikami tych komórek.

9. Przechowywanie i ewidencja akt w archiwum

9.1 Przechowywanie akt.

9.1.1. Miejsce przechowywania

Do przechowywania akt służą regały oznaczone cyframi rzymskimi z półkami oznaczonymi cyframi arabskimi.

9.1.2. Układ akt

W archiwum zakładowym materiały archiwalne i dokumentację nie archiwalną układa się według komórek organizacyjnych, bądź wg kolejnych numerów spisów zdawczo-odbiorczych. Materiały archiwalne (kat. "A") układa się na osobnym regale (półce).

9.1.3. Nadawanie sygnatury

Archiwum zakładowe rejestruje swoje spisy zdawczo-odbiorcze w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych i nadaje im kolejne numery z niego wynikające. Przyjęte teczki akt oznacza swoją sygnaturę, tj. numer spisu zdawczo-odbiorczego łamanym przez numer pozycji danego spisu.

9.2 Środki ewidencyjne

Środkami ewidencyjnymi w archiwum zakładowym są:

1. spisy zdawczo-odbiorcze akt przekazywanych przez poszczególne komórki

organizacyjne. Pierwszy egzemplarz spisu układa się wg kolejności

numerów wynikających z wykazu spisów zdawczo-odbiorczych, a drugi

egzemplarz w oddzielnej teczce dla poszczególnych komórek

organizacyjnych (wzór: załącznik nr 1),

2. wykaz spisów zdawczo-odbiorczych służący do ewidencjonowania

kolejnych spisów zdawczo-odbiorczych (wzór: załącznik nr 2),

3. karty udostępniania akt (wzór: załącznik nr 3)

4. protokoły o braku, uszkodzeniu lub zniszczeniu akt,

5. spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przekazywane do archiwum państwowego (wzór: załącznik nr 6),

6. protokoły oceny dokumentacji nie archiwalnej łącznie ze spisami dokumentacji nie archiwalnej przeznaczonej na makulaturę (wzór: załącznik nr 4,5).

10. Udostępniani i korzystanie z akt archiwum

10.1 Udostępnianie akt

Udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji nie archiwalnej następuje dla celów służbowych, tj. dla potrzeb jednostki organizacyjnej na żądanie organów kontrolnych oraz dla celów naukowo-badawczych.

Udostępniane są całe teczki akt, a nie poszczególne dokumenty wyjmowane z teczek.

10.1.1 Udostępnianie akt dla celów służbowych

Udostępnianie akt dla celów służbowych odbywa się na podstawie karty udostępniania akt wypełnionej przez komórkę organizacyjną, która chce korzystać z akt i podpisaną przez kierownika tej komórki. Karty udostępniania akt należy numerować kolejno w obrębie każdego roku kalendarzowego i przechowywać przez okres jednego roku od chwili zwrotu wypożyczonych akt.

10.1.2 Udostępnianie akt dla celów naukowo-badawczych

Udostępnianie dokumentacji dla celów naukowo-badawczych odbywa się na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

10.1.3 Miejsce udostępniania i korzystania z akt

Korzystanie z zasobu archiwum odbywa się na miejscu i pod nadzorem osoby odpowiedzialnej za archiwum zakładowe. W miejsce wyjętych z regału akt wkłada się kartonową zakładkę, na której należy wpisać datę udostępniania akt.

10.1.4 Odpowiedzialność za udostępnione akta

Korzystający z zasobu ponoszą pełną odpowiedzialność za całość udostępnionych im akt i ich zwrot w wyznaczonym terminie.

10.1.5 Odbiór udostępnionych akt

Odbiór udostępnionych akt potwierdza pracownik odpowiedzialny za archiwum na karcie udostępniania w obecności osoby zwracającej akta.

10.2 Wypożyczanie akt poza lokal archiwum

W uzasadnionych przypadkach i za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej akta mogą być wypożyczone poza lokal archiwum zakładowego.

10.3 Postępowanie w razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń zwracanych

akt.

W razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń zwracanych akt:

1. prowadzący archiwum zakładowe sporządza protokół, który podpisuje

również wypożyczający i jego bezpośredni zwierzchnik. Protokół sporządza się w 2 egzemplarzach, z których jeden załącza się w miejsce zagubionych akt, drugi przechowuje archiwum zakładowe w specjalnej teczce.

2. Kierownik komórki organizacyjnej, w której uszkodzono lub zagubiono akta

przeprowadza dochodzenie w celu ustalenia winnego zaniedbań i pociągnięcia go do odpowiedzialności.

11. Wydzielanie dokumentacji

W drugim półroczu każdego roku pracownik odpowiedzialny za archiwum zakładowe dokonuje przeglądu i wydzielania dokumentacji. Przez wydzielanie należy rozumieć:

1. wyłączenie materiałów archiwalnych (kat. "A"), podlegającej przekazaniu

do archiwum państwowego,

2. wydzielenie dokumentacji nie archiwalnej na makulaturę,

3. wyłączenie dokumentacji oznaczonej symbolem "BE" przeznaczonej do ekspertyzy.

11.1 Powołanie i skład komisji wydzielającej dokumentację

O powziętym zamiarze przystąpienia do wydzielania akt archiwista zawiadamia swego przełożonego, w celu powołania komisji i ustalenia terminu wydzielania akt. Skład komisji ustala kierownik jednostki organizacyjnej. W skład komisji wchodzą: bezpośredni zwierzchnik pracownika prowadzącego archiwum zakładowe, przedstawiciele komórek organizacyjnych, których akta podlegają brakowaniu, pracownik odpowiedzialny za archiwum zakładowe.

11.1.1 Zadania komisji

Do zadań komisji należy:

1. kwalifikowanie dokumentacji nie archiwalnej do zniszczenia, względnie

ustalenie innego okresu jej przechowywania,

2. sporządzanie protokołów oceny dokumentacji nie archiwalnej, której czas

(okres) przechowywania upłynął oraz spisu tej dokumentacji w dwóch

egzemplarzach.

11.1.2 Zmiana kwalifikacji akt przez komisję

Komisja nie może zmienić kwalifikacji materiałów archiwalnych (kat. "A"), może natomiast przekwalifikować dokumentację nie archiwalną (kat. "B") do kat. "A" oraz zmienić termin przechowywania dokumentacji nie archiwalnej.

12. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego

Archiwum zakładowe po uzgodnieniu z właściwym terenowo archiwum państwowym, przekazuje własne materiały archiwalne po 25 latach od daty ich wytworzenia na wieczyste przechowywanie właściwemu terenowo archiwum państwowemu na zasadach określonych w § 13-17 Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r (DZ.U.Nr167, poz.1375)

12.1 Sposób przekazywania

Materiały archiwalne, o których mowa w rozdziale 12, przekazuje się właściwemu archiwum państwowemu na podstawie spisów zdawczo- odbiorczych, które sporządza się w 3 egzemplarzach.

Spisy podpisuje pracownik archiwum zakładowego, bezpośrednio jego zwierzchnik oraz kierownik jednostki organizacyjnej. Dwa egzemplarze spisów przesyła się do archiwum państwowego na dwa tygodnie przed zamierzonym terminem przekazania akt. Jeżeli archiwum państwowe nie zgłosi zastrzeżeń w okresie dwóch tygodni, akta przekazuje się zgodnie z własnym uprzednio spisem.

Koszty związane z przekazaniem materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego pokrywa w całości jednostka organizacyjna przekazująca akta.

13. Przekazywanie dokumentacji nie archiwalnej na makulaturę

13.1 Wydzielanie i przechowywanie akt przeznaczonych na makulaturę

Akta przeznaczone do zniszczenia należy wydzielić i przechowywać w kolejności wyszczególnienia w spisie dokumentacji nie archiwalnej przeznaczonej na makulaturę (zał. Nr 4) do czasu uzyskania akceptacji kierownika jednostki organizacyjnej i zgody Archiwum Państwowego w Suwałkach.

13.2 Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej

Protokół oceny dokumentacji nie archiwalnej (zał. Nr 5) wraz ze spisem dokumentacji nie archiwalnej przeznaczonej na makulaturę, komisja przedkłada kierownikowi jednostki organizacyjnej lub osobie przez niego upoważnionej w celu uzyskania akceptacji i przesyła do Archiwum Państwowego w Suwałkach w celu uzyskania zgody na jej wybrakowanie. Organ właściwy wydaje zgodę na brakownie dokumentacji, jednorazową lub generalną dla całej dokumentacji nie archiwalnej lub jej części. W przypadku zgody jednorazowej organem właściwym jest Dyrektor Archiwum Państwowego w Suwałkach, natomiast zgodę generalną wyraża Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych. Wnioski o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej organy i kierownicy jednostek organizacyjnych składają dyrektorowi miejscowo właściwego archiwum państwowego. W przypadku trudności w ocenie brakowanej dokumentacji niearchiwalnej, organ lub kierownik jednostki organizacyjnej, zwraca się do miejscowo właściwego archiwum państwowego o przeprowadzenie ekspertyzy. Szczegółowe zasady brakowania akt reguluje

§ 4-9 Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r.

(Dz.U. Nr 167, poz. 1375)

14. Nadzór nad archiwum

14.1 Prawo do kontroli archiwum

Prawo do kontroli archiwum zakładowego mają osoby legitymujące się upoważnieniem do przeprowadzania kontroli oraz osoby upoważnione przez kierownika jednostki organizacyjnej.

14.2 Kontrola wewnętrzna

Kontrola wewnętrzna ma na celu skonfrontowanie stanu zawartości archiwum zakładowego z prowadzoną ewidencją i prawidłowość pracy osoby odpowiedzialnej za archiwum zakładowe.

14.3 Protokół z kontroli

Jeżeli z przeprowadzonej kontroli sporządzono protokół, podpisuje go przeprowadzający kontrolę, pracownik odpowiedzialny za archiwum zakładowe i kierownik jednostki organizacyjnej.

15. Postępowanie w przypadku utraty akt

W przypadku utraty materiałów archiwalnych lub dokumentacji nie archiwalnej kierownik jednostki organizacyjnej zobowiązany jest powiadomić właściwy organ ścigania.

16. Rozwiązanie stosunku pracy z pracownikiem prowadzącym archiwum

Z chwilą rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem odpowiedzialnym za prowadzenie archiwum zakładowego - przekazanie całej dokumentacji następcy powinno nastąpić protokolarnie.

17. Postępowanie z komputerowymi nośnikami informacji

17.1 Przepisy ustawy o narodowym zapisie archiwalnym i archiwach

Przepisy ustawy o narodowym zapisie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 1983r. Nr 38,poz. 173 z późn. zm.) oraz akty wykonawcze do niej odnoszą się do dokumentacji oryginalnej, a więc takie formy jakie wynikają ze statutowej działalności jednostki organizacyjnej. Wszystkie reprodukcje dokumentacji traktowane są jako materiał wtórny, wytworzony dla określonego celu. Jednostki organizacyjne w ramach swojej działalności statutowej tworzą dokumentację na papierze i to jest oryginał. Zapis na nośniku komputerowym jest materiałem wtórnym wytwarzanym w celu usprawnienia działalności jednostki. Ochronie przewidzianych przepisach archiwalnych podlega dokumentacja oryginalna. Użyty termin "dokumentacja" wyraźnie stanowi, iż jest to zapis na papierze.

17.2 Ochrona dokumentacji

Ze względu na ochronę dokumentacji w formie oryginalnej, czyli na nośniku papierowym niedopuszczalne jest niszczenie i pozostawienie zapisu tylko na nośniku komputerowym. Dopuszcza się przechowywanie informacji księgowych tylko na nośniku komputerowym pod warunkiem przestrzegania zasad zawartych w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. Nr 121, poz. 591 z późn. zm.), rozdz. 8- ochrona danych (art. 71-76).

17.3 Użytkownicy

Użytkownicy systemów pracujący w sieci lokalnej jednostki organizacyjnej ze względu na bezpieczeństwo wprowadzania danych- nie rzadziej jednak niż raz w miesiącu-powinni wykonać kopię swojego systemu.

17.4 Kontrola sieci

Administrator sieci dokonuje kontroli poprawności skopiowanych systemów oraz składuje je na taśmie strimera. Taśmy strimera przechowuje się w odpowiednio zabezpieczonej szafie (przy większej ilości danych wskazana jest szafa pancerna lub sejf), w temperaturze od 10 do 30 st. C, z dala od źródeł elektromagnetycznych, źródeł ciepła, w suchym miejscu zabezpieczonym od kurzu.

17.5 Taśmy

Taśmy układa się w kolejności chronologicznej składowanych kopii na strimerze.

17.6 Udostępnianie taśm

Taśmy strimera udostępnia się w celu ponownego wprowadzenia danych do sieci po ewentualnej awarii serwera sieciowego.

17.7 Zabezpieczenie

Za odpowiednie zabezpieczenie, przechowywanie i udostępnianie taśm strimera odpowiedzialny jest administrator sieci.

17.8 Dane

Dane (informacje) zapisane na taśmie strimera, których okres przydatności praktycznej upłyną można skasować. Decyzję o skasowaniu danych podejmuje prezes spółki na pisemny wniosek administratora sieci oraz kierownika komórki organizacyjnej, która jest głównym użytkownikiem danego systemu. W pracach związanych z wydzielaniem danych do kasowania należy kierować kryterium ich praktycznej przydatności w pracy poszczególnych komórek organizacyjnych oraz kategoriami archiwalnymi zawartymi w rzeczowym wykazie akt.