ZARZĄDZENIE Nr OR.0050.293.2018
WÓJTA GMINY AUGUSTÓW
z dnia 5 lutego 2018 roku
w sprawie scentralizowanych zasad rozliczeń podatku VAT w Gminie Augustów i jej jednostkach budżetowych

Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. z 2017 r. poz. 1875 ze zm.) oraz w związku z wyrokiem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 29 września 2015 r. (C-276/14), a także w związku z uchwałą Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 26 października 2015 r. (sygn. I FSP 4/15) zarządza się, co następuje:
§ 1. W celu zapewnienia poprawności i spójności rozliczeń podatku VAT w Gminie Augustów, zwanej dalej „gminą” i jej jednostkach budżetowych zwanych dalej „jednostkami” ustala się procedury obowiązujące w tym zakresie.
§ 2. Procedury określone w niniejszym zarządzeniu obejmują wszystkie gminne jednostki budżetowe wg wykazu stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia, sporządzonego z podaniem pełnej oraz skróconej nazwy jednostki.
§ 3. Zobowiązuje się wszystkich dyrektorów jednostek do dokonania przeglądu dochodów budżetowych osiąganych przez jednostkę i zawartych umów, pod kątem opodatkowania podatkiem od towarów i usług VAT, a w konsekwencji ich podziału na trzy kategorie, tj. objętych zwolnieniem od VAT, objętych stawkami VAT (23%, 8% i 5%) oraz niepodlegających opodatkowaniu podatkiem VAT – zgodnie z obowiązującymi przepisami.
§ 4. Wszelkie odpłatne czynności jednostek wymienionych w załączniku na rzecz własnej gminy (i na odwrót), a także odpłatne czynności dokonywane pomiędzy samymi tymi jednostkami (w tym dostawa i refakturowanie mediów) stanowią świadczenia wewnętrzne. Zatem dokumentowane powinny być notą księgową i nie powinny być ujmowane w ewidencjach sprzedaży ani w
cząstkowych deklaracjach VAT-7 składanych przez te jednostki gminie.
§ 5. Umowy cywilnoprawne (np. najmu) zawierane przez jednostki w imieniu i na rzecz gminy muszą zawierać właściwe dane identyfikacyjne podmiotu je zawierającego, czyli: pełna nazwa gminy, jej adres i jej NIP oraz dane jednostki jako podmiotu działającego w imieniu gminy, czyli pełną nazwę jednostki wraz z jej adresem, a także podpis dyrektora jednostki z upoważnienia wójta gminy.
§ 6. 1. Faktury wystawiane przez jednostki muszą zawierać wszystkie niezbędne elementy, o których mowa w art. 106e ustawy o VAT. Przy czym ustala się, że dane identyfikacyjne podmiotu dokonującego transakcji sprzedaży bądź zakupu wpisywane będą na fakturach następująco:
FAKTURA SPRZEDAŻY
Sprzedawca: Gmina Augustów
ul. Wojska Polskiego 51
16-300 Augustów
NIP 846-15-95-610
Wystawca: Jednostka organizacyjna gminy
(jej adres i nazwa)
FAKTURA NABYCIA
Nabywca: Gmina Augustów
ul. Wojska Polskiego 51
16-300 Augustów
NIP 846-15-95-610
Odbiorca/Płatnik: Jednostka organizacyjna gminy
(jej adres i nazwa)
2. W celu dochowania terminu płatności z ww. faktur nabycia i by nie powodować wydłużenia obiegu dokumentów, należy ich wystawcom jednoznacznie wskazać ich adresata. Oznacza to, iż faktura powinna być doręczona odbiorcy, a nie nabywcy.
3. Faktury wystawiane przez jednostki w ciągu roku powinny być numerowane wg schematu:
skrócona nazwa jednostki/ numer faktury - miesiąc/rok, przy czym skrócona nazwa jednostki określona jest w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia.
§ 7. Zobowiązuje się dyrektorów jednostek do obowiązkowego prowadzenia cząstkowych ewidencji sprzedaży, za poszczególne miesiące rozliczeniowe.
Ewidencja dokonywanej sprzedaży powinna być prowadzona zarówno na podstawie wszelkich wystawionych przez jednostkę faktur, jak i na podstawie innych dokumentów niż faktury. Te inne dokumenty dotyczyć będą w szczególności sytuacji, gdy sprzedaż odbywa się na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej. Wówczas ewidencja sprzedaży może być prowadzona np. na podstawie zestawień przypisów księgowych odnośnie czynszu najmu.
§ 8. 1. W celu zapewnienia poprawności i jednolitości rozliczeń podatku VAT ustala się metodę bezpośredniego rozliczenia podatku naliczonego zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług. Należny podatek wykazywany w cząstkowej deklaracji VAT-7 jednostka powinna pomniejszyć o podatek naliczony od zakupów towarów i usług ściśle związanych ze sprzedażą opodatkowaną ale tylko wówczas, gdy możliwe jest bezpośrednie przyporządkowanie tych zakupów do sprzedaży opodatkowanej. W przypadku prowadzenia przez jednostki działalności mieszanej podatek VAT można odliczyć od zakupów na podstawie rocznego prewskaźnika. Prewskaźnik ustala się zgodnie z wytycznymi Ministra finansów zawartymi w jego rozporządzeniu w sprawie odliczeń,
np. procentowo jako roczny obrót z działalności gospodarczej w rocznym obrocie z działalności gospodarczej powiększonym o otrzymane przychody z innej działalności, w tym wartość dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, otrzymanych na sfinansowanie wykonywanej przez jednostkę działalności innej niż gospodarcza. Jeśli prewskaźnik będzie niższy niż 2%, odliczeń
nie dokonuje się.
2. Wybór sposobu określenia prewksaźnika pozostawia się w dyspozycji dyrektora jednostki.
3. Zobowiązuje się dyrektorów jednostek do dostarczenia do Referatu Finansowego Urzędu Gminy do dnia 15 lutego, a w przypadku Urzędu Gminy do 20 lutego wyliczonych prewskaźników wg danych za rok ubiegły.
§ 9. 1. Jeśli jednostce przysługuje prawo do odliczeń podatku naliczonego VAT - zobowiązuje się dyrektorów tych jednostek do prowadzenia cząstkowych ewidencji zakupów za poszczególne miesiące rozliczeniowe.
2. Ewidencja dokonywanych zakupów powinna być prowadzona wyłącznie na podstawie otrzymywanych faktur i to jedynie takich, z których jednostka posiada – wynikające z ustawy o VAT – prawo do odliczeń podatku naliczonego VAT. Prawo takie jednostce przysługuje wyłącznie wówczas gdy dokonany zakup związany jest z czynnościami jednostki, które zostały lub zostaną opodatkowane stawkami podatku VAT w wysokości 23%, 8% lub 5%.
§ 10. Jednostki budżetowe odpowiedzialne są za prawidłowość przyjmowanych faktur podatkowych, to jest za wymaganie od wystawców, podawania w nich pełnych nazw odbiorców oraz za weryfikację dostawców, czy są uprawnienie do wystawiania faktur VAT, w rozumieniu art. 106 ustawy o podatku od towarów i usług.
§ 11. W celu ujednolicenia numeracji prowadzonych cząstkowych ewidencji sprzedaży i zakupu ustala się w jednostkach następujący sposób oznaczania:
1) nazwa rejestru: rejestr zakupu / rejestr sprzedaży,
2) numer rejestru: kolejny numer (…) / Gmina Augustów/ skrócona nazwa jednostki (….)
3) okres, którego dotyczy rejestr: miesiąc/rok
4) nazwa podmiotu: Gmina Augustów/ pełna nazwa jednostki
5) adres jednostki
6) NIP (gminy) 846-15-95-610.
§ 12. W jednostkach nieposiadających kas rejestrujących zobowiązuje się dyrektorów do przeanalizowania przepisów prawnych w zakresie ewentualnego obowiązku zainstalowania kas rejestrujących. Informacje w tym zakresie należy przekazać w formie pisemnej do Urzędu Gminy – Referatu Finansowego.
§ 13. W celu prawidłowego rozliczenia przez Gminę podatku VAT% z Urzędem Skarbowym zobowiązuje się dyrektorów jednostek do:
1) Wyznaczenia osób odpowiedzialnych za prawidłowość rozliczeń podatku od towarów i usług VAT w jednostce i przekazanie tych danych do Referatu Finansowego Urzędu Gminy Augustów.
2) Dostarczanie ewidencji sprzedaży oraz jeśli jednostce przysługuje prawo do odliczeń podatku naliczonego VAT ewidencji zakupu a także sporządzonej na ich podstawie cząstkowej deklaracji VAT-7 (w złotych i groszach) do Referatu Finansowego Urzędu Gminy na stanowisko pracownika zajmującego się rozliczeniem podatku VAT Gminy z Urzędem Skarbowym w nieprzekraczalnym terminie do 10-go dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Łącznie z ewidencjami należy przedłożyć odpowiednie wydruki kont  księgowych w zakresie rozliczanego podatku VAT. Ewidencje oraz wydruki muszą być podpisane przez dyrektora i głównego księgowego jednostki. Obowiązuje sporządzanie ewidencji zerowych.
3) Sporządzania informacji o odwrotnym obciążeniu VAT w okresach miesięcznych bez względu na wartość transakcji według wzoru określonego w załączniku nr 2 do zarządzenia.
Informację o zakupie sprzętu elektronicznego limitowanego wartością jednolitej transakcji w rozumieniu ustawy o VAT (laptopy i notebooki, komputery kieszonkowe, tablety, telefony dla sieci komórkowych lub dla innych sieci bezprzewodowych – wyłącznie telefony komórkowe, w tym smartfony, konsole do gier wideo, pozostałe urządzenia do gier zręcznościowych z elektronicznym wyświetlaczem – z wyłączeniem części i akcesoriów) sporządza się za okresy miesięczne według wzoru określonego w załączniku nr 3 do zarządzenia. Informacje dotyczące odwrotnego obciążenia przekazuje się w terminie do 10-go dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Dane wynikające z nabycia i sprzedaży towarów objętych odwrotnym obciążeniem należy ująć w cząstkowej deklaracji VAT-7.
4) Łącznie z deklaracją cząstkową VAT-7 należy dokonać zatwierdzenia i wygenerowania dokumentacji VAT w systemie informatycznym np. z programu FK w postaci pliku JPK_VAT.
5) W przypadku, gdy po dostarczeniu cząstkowych ewidencji i deklaracji dla podatku od towarów i usług, przed lub po złożeniu deklaracji zbiorczej do Urzędu Skarbowego, zostaną stwierdzone nieprawidłowości lub zaistnieje inna okoliczność skutkująca koniecznością dokonania korekty deklaracji dla podatku od towarów i usług (VAT-7) za dany miesiąc należy:
- niezwłocznie zgłosić ten przypadek do Referatu Finansowego UG,
- sporządzić niezbędne korekty cząstkowych ewidencji i deklaracji dla podatku od towarów i usług ze wskazaniem ich przyczyny.
6) Przekazania obliczonej kwoty podatku VAT, która jest wynikiem rozliczenia podatku przez jednostkę, do 20-go dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, na rachunek Urzędu Gminy w treści przelewu wpisując „VAT za miesiąc ...- nazwa jednostki”.
7) Dokonania stosownych zmian w polityce rachunkowości obowiązującej w jednostce, w szczególności w zasadach funkcjonowania kont związanych z rozliczeniem podatku VAT (podatek należny, podatek naliczony, rozliczenie podatku, rozrachunki z tytułu podatku VAT z Urzędem Gminy).
8) Dokonywania weryfikacji zmian związanych ze stopniem wykorzystania nieruchomości do działalności gospodarczej lub sposobem wykorzystywania środków trwałych (o wartości wyższej niż 15.000 zł netto) lub wartości niematerialnych i prawnych (o wartości wyższej niż 15.000 zł netto), tj. określenia czy od momentu przekazania do ich użytkowania w danym okresie rozliczeniowym ( 5 lat lub 10 lat):
a) służą one nadal czynnościom:
- opodatkowanym VAT, zwolnionym z VAT oraz niepodlegającym VAT jednostki;
- opodatkowanym VAT jak i zwolnionym z VAT jednostki;
- zwolnionym z VAT;
- opodatkowanym VAT jak i niepodlegającym VAT jednostki;
- zwolnionym z VAT i/lub niepodlegającym VAT
b) zmieniły się proporcje, wskazane w art. 86 ust. 2a (tzw. prewksaźnik VAT) oraz/lub art. 90 ust. 2 (struktura sprzedaży) ustawy o VAT. Informacje o zmianie wykorzystywania nieruchomości, środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych składa się w okresie:
- 10 lat - w przypadku nieruchomości i praw wieczystego użytkowania gruntów;
- 5 lat – w pozostałych przypadkach.
§ 14. Agregacja danych zawartych w cząstkowych rejestrach sprzedaży i zakupu dla celów prawidłowego sporządzenia cząstkowych deklaracji VAT, dostarczonych przez jednostki oraz Urząd, następować będzie w zbiorczym rejestrze sprzedaży i zakupu w Referacie Finansowym Urzędu Gminy przez pracownika zajmującego się rozliczaniem podatku VAT i sporządzaniem zbiorczej deklaracji podatkowej dla Gminy Augustów.
§ 15. Zarządzenie niniejsze należy traktować jako jeden z elementów polityki rachunkowości Gminy.
§ 16. Zobowiązuje się dyrektorów jednostek do ścisłego przestrzegania postanowień zarządzenia oraz uwzględnienia jego zapisów w polityce rachunkowości jednostki.
§ 17. Traci moc Zarządzenie Nr OR.0050.182.2016 Wójta Gminy Augustów z dnia 9 listopada 2016 roku w sprawie scentralizowanych zasad rozliczeń podatku VAT w Gminie Augustów i jej jednostkach budżetowych.
§ 18. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Wójt Gminy
Zbigniew Buksiński