ZARZĄDZENIE Nr OR.0050.182.2016
WÓJTA GMINY AUGUSTÓW
z dnia 9 listopada 2016 roku
w sprawie scentralizowanych zasad rozliczeń podatku VAT w Gminie Augustów i jej jednostkach budżetowych

Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. z 2016 r.
poz. 446) oraz w związku z wyrokiem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 29 września
2015 r. (C-276/14), a także w związku z uchwałą Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 26
października 2015 r. (sygn. I FSP 4/15) zarządza się, co następuje:
§ 1. W celu zapewnienia poprawności i spójności rozliczeń podatku VAT w Gminie Augustów,
zwanej dalej „gminą” i jej jednostkach budżetowych zwanych dalej „jednostkami” ustala się
procedury obowiązujące w tym zakresie.
§ 2. Procedury określone w niniejszym zarządzeniu obejmują wszystkie gminne jednostki
budżetowe wg wykazu stanowiącego załącznik do niniejszego zarządzenia, sporządzonego z
podaniem pełnej oraz skróconej nazwy jednostki.
§ 3. Zobowiązuje się wszystkich dyrektorów jednostek do dokonania przeglądu dochodów
budżetowych osiąganych przez jednostkę i zawartych umów, pod kątem opodatkowania podatkiem
od towarów i usług VAT, a w konsekwencji ich podziału na trzy kategorie, tj. objętych zwolnieniem
od VAT, objętych stawkami VAT (23%, 8% i 5%) oraz niepodlegających opodatkowaniu podatkiem
VAT – zgodnie z obowiązującymi przepisami.
§ 4. Wszelkie odpłatne czynności jednostek wymienionych w załączniku na rzecz własnej gminy (i
na odwrót), a także odpłatne czynności dokonywane pomiędzy samymi tymi jednostkami (w tym
dostawa i refakturowanie mediów), od 1 stycznia 2017 r. stają się świadczeniami wewnętrznymi.
Zatem dokumentowane powinny być notą księgową i nie powinny być ujmowane w ewidencjach
sprzedaży ani w cząstkowych deklaracjach VAT-7 składanych przez te jednostki gminie. Nie
dotyczy to jednak odpłatnych świadczeń, jeśli stroną takiej transakcji będzie inna jednostka
samorządu terytorialnego. Wówczas taką transakcję dokumentuje się fakturą, a wynikające stąd
kwoty ujmowane są w ewidencjach sprzedaży oraz w cząstkowych deklaracjach VAT-7 składanych
przez te jednostki gminie.
§ 5. Umowy cywilnoprawne (np. najmu) zawierane przez jednostki w imieniu i na rzecz gminy
muszą zawierać właściwe dane identyfikacyjne podmiotu je zawierającego, czyli: pełna nazwa
gminy, jej adres i jej NIP oraz dane jednostki jako podmiotu działającego w imieniu gminy, czyli
pełną nazwę jednostki wraz z jej adresem, a także podpis dyrektora jednostki z upoważnienia wójta
gminy.
Jednostki powinny aneksować zawarte wcześniej przez siebie umowy. Aneks powinien
zawierać zmianę strony umowy (stroną powinna być gmina reprezentowana przez jednostkę) oraz
informacje o konieczności doliczenia do pobieranej ceny właściwej kwoty podatku od towarów i
usług wg stawki wynikającej z ustawy o podatku od towarów i usług.
W przypadku, gdy wcześniej zawarte umowy nie określają kwot brutto ani klauzuli o doliczeniu
należnej kwoty podatku od towarów i usług do ceny netto, to w aneksach do umów należy taki
zapis zamieścić. W przypadku braku możliwości takiego zapisu, należny podatek od towarów i
usług należy obliczyć metodą „w stu”.
§ 6. Faktury wystawiane przez jednostki muszą zawierać wszystkie niezbędne elementy, o których
mowa w art. 106e ustawy o VAT. Przy czym ustala się, że dane identyfikacyjne podmiotu
dokonującego transakcji sprzedaży bądź zakupu wpisywane będą na fakturach następująca:
FAKTURA SPRZEDAŻY
Sprzedawca: Gmina Augustów
ul. Wojska Polskiego 51
16-300 Augustów
NIP 846-15-95-610
Wystawca: Jednostka organizacyjna gminy
(jej adres i nazwa)
FAKTURA NABYCIA
Nabywca: Gmina Augustów
ul. Wojska Polskiego 51
16-300 Augustów
NIP 846-15-95-610
Odbiorca: Jednostka organizacyjna gminy
(jej adres i nazwa)
W celu dochowania terminu płatności z ww. faktur nabycia i by nie powodować wydłużenia obiegu
dokumentów, należy ich wystawcom jednoznacznie wskazać ich adresata. Oznacza to, iż faktura
powinna być doręczona odbiorcy, a nie nabywcy.
Faktury wystawiane przez jednostki w ciągu roku powinny być numerowane wg schematu: numer
faktury/ skrócona nazwa jednostki / miesiąc / rok, przy czym skrócona nazwa jednostki określona
jest w załączniku do niniejszego zarządzenia.
Odrębna numeracja powinna być prowadzona dla faktur korygujących
§ 7. Począwszy od miesiąca stycznia 2017 r. zobowiązuje się dyrektorów jednostek do
obowiązkowego prowadzenia cząstkowych ewidencji sprzedaży, za poszczególne miesiące
rozliczeniowe.
Ewidencja dokonywanej sprzedaży powinna być prowadzona zarówno na podstawie wszelkich
wystawionych przez jednostkę faktur, jak i na podstawie innych dokumentów niż faktury. Te inne
dokumenty dotyczyć będą w szczególności sytuacji, gdy sprzedaż odbywa się na rzecz osób
fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej. Wówczas ewidencja sprzedaży może być
prowadzona np. na podstawie zestawień przypisów księgowych odnośnie czynszu najmu.
§ 8. W celu zapewnienia poprawności i jednolitości rozliczeń podatku VAT ustala się metodę
bezpośredniego rozliczenia podatku naliczonego zgodnie z przepisami ustawy o podatku od
towarów i usług. Należny podatek wykazywany w cząstkowej deklaracji VAT-7 jednostka powinna
pomniejszyć o podatek naliczony od zakupów towarów i usług ściśle związanych ze sprzedażą
opodatkowaną ale tylko wówczas, gdy możliwe jest bezpośrednie przyporządkowanie tych
zakupów do sprzedaży opodatkowanej. W przypadku prowadzenia przez jednostki działalności
mieszanej podatek VAT można odliczyć od zakupów na podstawie rocznego prewskaźnika.
Prewskaźnik ustala się zgodnie z wytycznymi Ministra finansów zawartymi w jego rozporządzeniu
w sprawie odliczeń, np. procentowo jako roczny obrót z działalności gospodarczej w rocznym
obrocie z działalności gospodarczej powiększonym o otrzymane przychody z innej działalności, w
tym wartość dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, otrzymanych na
sfinansowanie wykonywanej przez jednostkę działalności innej niż gospodarcza. Jeśli prewskaźnik
będzie niższy niż 2%, odliczeń nie dokonuje się.
Wybór sposobu określenia prewksaźnika pozostawia się w dyspozycji dyrektora jednostki.
§ 9. Jeśli jednostce przysługuje prawo do odliczeń podatku naliczonego VAT, to począwszy od
miesiąca stycznia 2017 r. zobowiązuje się dyrektorów tych jednostek do prowadzenia cząstkowych
ewidencji zakupów za poszczególne miesiące rozliczeniowe.
Ewidencja dokonywanych zakupów powinna być prowadzona wyłącznie na podstawie
otrzymywanych faktur i to jedynie takich, z których jednostka posiada – wynikające z ustawy o
VAT – prawo do odliczeń podatku naliczonego VAT. Prawo takie jednostce przysługuje wyłącznie
wówczas gdy dokonany zakup związany jest z czynnościami jednostki, które zostały lub zostaną
opodatkowane stawkami podatku VAT w wysokości 23%, 8% lub 5%.
§ 10. W celu ujednolicenia numeracji prowadzonych cząstkowych ewidencji sprzedaży i zakupu
ustala się w jednostkach następujący sposób oznaczania:
1) nazwa rejestru: rejestr zakupu / rejestr sprzedaży,
2) numer rejestru: kolejny numer (…) / Gmina Augustów/ skrócona nazwa jednostki (….)
3) okres, którego dotyczy rejestr: miesiąc/rok
4) nazwa podmiotu: Gmina Augustów/ pełna nazwa jednostki
5) adres jednostki
6) NIP (gminy) 846-15-95-610.
§ 11. W jednostkach nieposiadających kas rejestrujących zobowiązuje się dyrektorów do
przeanalizowania przepisów prawnych w zakresie ewentualnego obowiązku zainstalowania kas
rejestrujących. Informacje w tym zakresie należy przekazać w formie pisemnej do Urzędu Gminy –
Referatu Finansowego.
§ 12. W celu prawidłowego rozliczenia przez Gminę podatku VAT% z Urzędem Skarbowym
zobowiązuje się dyrektorów jednostek do:
1) wyznaczenia osób odpowiedzialnych za prawidłowość rozliczeń podatku od towarów i
usług VAT w jednostce i przekazanie tych danych do Referatu Finansowego Urzędu Gminy
Augustów.
2) Dostarczanie ewidencji sprzedaży oraz jeśli jednostce przysługuje prawo do odliczeń
podatku naliczonego VAT ewidencji zakupu a także sporządzonej na ich podstawie
cząstkowej deklaracji VAT-7 (w złotych i groszach) do Referatu Finansowego Urzędu
Gminy na stanowisko pracownika zajmującego się rozliczeniem podatku VAT Gminy z
Urzędem Skarbowym w nieprzekraczalnym terminie do 10-go dnia każdego miesiąca za
miesiąc poprzedni. Łącznie z ewidencjami należy przedłożyć odpowiednie wydruki kont
księgowych w zakresie rozliczanego podatku VAT. Ewidencje oraz wydruki muszą być
podpisane przez dyrektora i głównego księgowego jednostki. Obowiązuje sporządzanie
ewidencji zerowych.
W przypadku, gdy po dostarczeniu cząstkowych ewidencji i deklaracji dla podatku od towarów i
usług, przed lub po złożeniu deklaracji zbiorczej do Urzędu Skarbowego, zostaną stwierdzone
nieprawidłowości lub zaistnieje inna okoliczność skutkująca koniecznością dokonania korekty
deklaracji dla podatku od towarów i usług (VAT-7) za dany miesiąc należy:
- niezwłocznie zgłosić ten przypadek do Referatu Finansowego UG,
- sporządzić niezbędne korekty cząstkowych ewidencji i deklaracji dla podatku od towarów i usług
ze wskazaniem ich przyczyny.
3) Przekazania obliczonej kwoty podatku VAT, która jest wynikiem rozliczenia podatku przez
jednostkę, do 20-go dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, na rachunek Urzędu
Gminy w treści przelewu wpisując „VAT za miesiąc ...- nazwa jednostki”.
4) Dokonania stosownych zmian w polityce rachunkowości obowiązującej w jednostce, w
szczególności w zasadach funkcjonowania kont związanych z rozliczeniem podatku VAT
(podatek należny, podatek naliczony, rozliczenie podatku, rozrachunki z tytułu podatku VAT
z Urzędem Gminy).
§ 13. Agregacja danych zawartych w cząstkowych rejestrach sprzedaży i zakupu dla celów
prawidłowego sporządzenia cząstkowych deklaracji VAT, dostarczonych przez jednostki oraz
Urząd, następować będzie w zbiorczym rejestrze sprzedaży i zakupu w Referacie Finansowym
Urzędu Gminy przez pracownika zajmującego się rozliczaniem podatku VAT i sporządzaniem
zbiorczej deklaracji podatkowej dla Gminy Augustów.
§ 14. Zarządzenie niniejsze należy traktować jako jeden z elementów polityki rachunkowości
Gminy.
§ 15. Zobowiązuje się dyrektorów jednostek do ścisłego przestrzegania postanowień zarządzenia
oraz uwzględnienia jego zapisów w polityce rachunkowości jednostki.
§ 16. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązująca od 1 stycznia 2017
roku.

Wójt Gminy Augustów
Zbigniew Buksiński