ZARZĄDZENIE NR OR.0050.131.2020
WÓJTA GMINY AUGUSTÓW
z dnia 02 stycznia 2020 roku
w sprawie obsługi ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych

Na podstawie: art. 31 i art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2019 r. poz. 506 ze zm.), dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z dnia 16 kwietnia 2014 roku w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych (Dz. Urz. UE L z 2014 r. nr 133, str. 1), ustawy z dnia 9 listopada 2018 roku o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U. z 2018 r. poz. 2191), art. 20a ust. 1-2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 700), art. 2 pkt 11-13, art. 4 pkt 5, 5b, 8, art. 4b ust. 1 pkt 1-3, 5 i 6 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1986 z późn. zm.), art. 2 pkt 10, art. 3 ust. 1, art. 5 ust. 1 pkt 2 lit. d ustawy z dnia 21 października 2016 roku o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi (Dz. U. z 2016 r. poz. 1920 z późn. zm.), art. 2 pkt 1-2, art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 19 grudnia 2008 roku o partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U. z 2017 r. poz. 1834 z późn. zm.), art. 106n ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r. poz. 2174 z późn. zm.), zarządzam, co następuje:

Rozdział I. Zapisy ogólne

§ 1. 1. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:
1) jednostkach organizacyjnych – należy przez to rozumieć jednostki budżetowe, nieposiadające osobowości prawnej, podległe Gminie Augustów;
2) zamawiającym - należy przez to rozumieć jednostkę organizacyjną;
3) ustrukturyzowanych dokumentach – należy przez to rozumieć ustrukturyzowaną fakturę oraz inne ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne, o których mowa w ustawie z dnia 9 listopada 2018 roku o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym;
4) dokumentacji rozpoczynającej postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego – należy przez to rozumieć zlecenie, ogłoszenie o zamówieniu publicznym, specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz inny dokument wszczynający procedurę;
5) zamówieniu publicznym – należy przez to rozumieć zamówienia publiczne, o których mowa w art. 2 pkt 7 ustawy z dnia 9 listopada 2018 roku o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym;
6) PEF – należy przez to rozumieć Platformę Elektronicznego Fakturowania uruchomioną przez Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii w celu przesyłania drogą elektroniczną ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych dokumentów  elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych.
§ 2. Uwierzytelnienie użytkownika na PEF oraz odbiór ustrukturyzowanych dokumentów wymaga posiadania oraz korzystania z bezpiecznego podpisu elektronicznego.

Rozdział II. Elektroniczne fakturowanie w zamówieniach publicznych

§ 3.1. Przed przewidywaną datą otrzymania pierwszej ustrukturyzowanej faktury elektronicznej jednostka organizacyjna zobowiązana jest założyć konto na Platformie Elektronicznego Fakturowania.
2. Osobami upoważnionymi w Urzędzie Gminy Augustów do pobierania ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych są: pracownik ds. kancelaryjnych, pracownik ds. obsługi organów gminy oraz Skarbnik i Zastępca Skarbnika.
§ 4. W zawieranej umowie w ramach przeprowadzanego zamówienia publicznego wymagane jest wprowadzenie zapisu o formie przyjętego przez wykonawcę sposobu przekazywania faktur zamawiającemu.
§ 5.1. W przypadku wskazania przez wykonawcę formy przekazywania faktur zamawiającemu za pomocą PEF, dopuszcza się przyjmowanie za pomocą PEF innych dokumentów elektronicznych niż faktura ustrukturyzowana, związanych z realizacją zamówień publicznych.
2. Przyjmowanie innych dokumentów ustrukturyzowanych za pomocą PEF wymaga obustronnego porozumienie w tym zakresie, potwierdzonego stosownymi postanowieniami umowy o realizacji zamówienia publicznego.
§ 6.1. W okresie przejściowym do dnia dostosowania posiadanych przez jednostkę organizacyjną systemów finansowo-księgowych do elektronicznego obiegu dokumentów ustrukturyzowanych oraz automatycznego ich przetwarzania w urządzeniach księgowych dopuszcza się możliwość pobrania z PEF ustrukturyzowanego zindywidualizowanego pliku faktury bądź dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych w formacie PDF dla oceny merytorycznej, formalno-rachunkowej oraz zatwierdzania przesłanego dokumentu.
2. Faktura lub dokument ustrukturyzowany, o którym mowa w ust. 1, podlega rejestracji i obiegowi dokumentów zgodnie z obowiązującymi w danej jednostce organizacyjnej uregulowaniami wewnętrznymi oraz podlega ewidencji księgowej.
§ 7. Pracowników merytorycznych Urzędu Gminy zobowiązuję do pisemnego powiadomienia Referatu Finansowego o zawartych umowach, w których wykonawcy wskazali formę przekazywania faktur zamawiającemu za pomocą systemu PEF, w terminie nie późniejszym niż 3 dni roboczych, licząc od daty zawarcia umowy.
2. Pracowników merytorycznych Urzędu Gminy zobowiązuję do pisemnego powiadomienia Referatu Finansowego o zawartych umowach, w których wykonawcy wskazali formę przekazywania faktur zamawiającemu za pomocą systemu PEF, w terminie nie późniejszym niż 3 dni roboczych, licząc od daty zawarcia umowy.

Rozdział III. Wyłączenia elektronicznego fakturowania w zamówieniach publicznych

§ 8.1. Postanowień zarządzenia nie stosuje się do zamówień publicznych, o których mowa w art. 3 ust. 2 oraz art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 9 listopada 2018 roku o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym.
2. Przy udzielaniu zamówień publicznych, o których mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 9 listopada 2018 roku o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (m.in. poniżej 30 000 euro), wymagane jest zamieszczenie w dokumentacji rozpoczynającej postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego zapisu o wyłączeniu stosowania formy rozliczeń za pomocą ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych dokumentów ustrukturyzowanych niż faktura.

Rozdział IV. Zapisy końcowe

§ 9. Wykonanie zarządzania powierza się Skarbnikowi Gminy, którego zobowiązuję do przekazania zarządzenia:
1) dyrektorom jednostek organizacyjnych, celem stosowania i ujęcia zmian w obowiązujących uregulowaniach wewnętrznych obiegu dokumentów,
2) pracownikom merytorycznym Urzędu Gminy dokonującym zamówień publicznych , celem przyjęcia do stosowania.
§ 10. W kwestiach nieuregulowanych niniejszym zarządzeniem mają zastosowanie przepisy powszechnie obowiązujące, o którym mowa w podstawie prawnej.
§ 11. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Wójt Gminy Augustów
Zbigniew Buksiński